Raport to dokument przedstawiający informacje w uporządkowanym formacie dla określonego publiczność i cel, powód. Mimo że streszczenia raportów można dostarczać ustnie, pełne raporty prawie zawsze mają formę dokumentów pisemnych.
W „Contemporary Business Reports” Kuiper i Clippinger definiują raporty biznesowe jako „zorganizowane, obiektywne prezentacje obserwacji, doświadczeń lub faktów wykorzystywanych w procesie decyzyjnym”.
Sharma i Mohan definiują raport techniczny jako „pisemne oświadczenie o faktach dotyczących sytuacji, projektu, procesu lub testu; jak te fakty zostały ustalone; ich znaczenie; wyciągnięte z nich wnioski; oraz [w niektórych przypadkach] rekomendacje, które są formułowane „w” korespondencji biznesowej i pisaniu raportów ”.
Rodzaje raportów obejmują notatki, minuty, raporty laboratoryjne, raporty książkowe, sprawozdania z postępów, raporty uzasadnienia, raporty zgodności, raporty roczne oraz zasady i procedury.
Spostrzeżenia
H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke i Mary John O'Hair, „Komunikacja biznesowa: ramy sukcesu”
„Raporty mogą spełniać cztery różne, a czasem powiązane, funkcje. Można ich używać jako mechanizmów kontrolnych, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie wszystkich działów, przekazywać informacje, analizować i nakłaniać inne podmioty do działania ”.
Charakterystyka skutecznych raportów
Shirley Kuiper i Dorinda Clippinger, „Contemporary Business Reports”
„Skuteczne raporty są rozumiane przez czytelnika zgodnie z zamierzeniami pisarza i wpływają na czytelnika, aby działał tak, jak chciał pisarz. Cele pisarza są najprawdopodobniej osiągnięte, jeśli odpowiadają potrzebom i celom czytelnika. Skuteczny raport jest empatyczny, dokładny, kompletny, zwięzły, i jasny. Przede wszystkim skuteczny raport przedstawia informacje w sposób etyczny ”.
Warren Buffet o komunikacji z widownią
Warren Buffet, wstęp do „Prosty angielski podręcznik"
„Jedna nieoryginalna, ale przydatna wskazówka: pisz z myślą o konkretnej osobie. Pisząc roczny raport Berkshire Hathaway, udaję, że rozmawiam z moimi siostrami. Nie mam problemu z ich wyobrażeniem: choć bardzo inteligentni, nie są ekspertami w dziedzinie rachunkowości ani finansów. Oni zrozumieją zwykły angielski, ale żargon może je rozwiązać. Moim celem jest po prostu przekazanie im informacji, które chciałbym im przekazać, gdyby nasze stanowiska zostały odwrócone. Aby odnieść sukces, nie muszę być Szekspirem; Muszę jednak szczerze pragnąć poinformować ”.
Długie i krótkie raporty
John M. Lannon, „Komunikacja techniczna”
„W świecie zawodowym decydenci opierają się na dwóch szerokich rodzajach raportów: niektóre raporty koncentrują się głównie na Informacja („co robimy teraz”, „co zrobiliśmy w zeszłym miesiącu”, „co znalazło nasze badanie opinii klientów”, „co się działo na spotkaniu działu”). Ale oprócz dostarczania informacji, wiele raportów zawiera również analiza („co dla nas oznacza ta informacja”, „jakie działania należy wziąć pod uwagę”, „co zalecamy i dlaczego”).
„W przypadku każdego długiego (formalnego) sprawozdania niezliczone krótkie (nieformalne) sprawozdania prowadzą do świadomych decyzji w danej sprawie tak różnorodne, jak najwygodniejsze krzesła biurowe do kupienia dla najlepszych rekrutów zatrudnionych do zarządzania trening. W przeciwieństwie do długich raportów, większość krótkich raportów nie wymaga rozszerzonego planowania, jest szybko przygotowywana, zawiera niewiele lub nie ma żadnych dodatkowych informacji i nie ma przedniej ani końcowej treści (strona tytułowa, spis treści, glosariusz, itp). Ale pomimo ich zwięzłość, krótkie raporty zawierają informacje i analizy potrzebne czytelnikom ”.
Źródła
Kuiper, Shirley. „Współczesne raporty biznesowe”. Dorinda Clippinger, wydanie 5, Cengage Learning, 6 lutego 2012 r.
Lannon, John M. „Komunikacja techniczna”. Laura J. Gurak, 14. edycja, Pearson, 14 stycznia 2017 r.
Biuro Edukacji i Pomocy Inwestorskiej. „Zwykły angielski podręcznik”. U.S. Securities and Exchange Commission, sierpień 1998, Waszyngton, D.C.
O'Hair, Dan. „Komunikacja biznesowa: ramy sukcesu”. James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1. wydanie, Cengage Learning, 7 kwietnia 2000 r.
Sharma. „Korespondencja biznesowa i pisanie raportów”. Wydanie 5, Mc Graw Hill India, 1 lipca 2017 r.