Porządkowanie plików genealogicznych

Stosy kopii starych płyt, wydruki z strony genealogiczne, a listy od innych badaczy genealogii siedzą w stosach na biurku, w pudełkach, a nawet na podłodze. Niektóre są nawet pomieszane z rachunkami i dokumentami szkolnymi dzieci. Twoje dokumenty mogą nie być całkowicie zdezorganizowane - jeśli zostaniesz poproszony o coś konkretnego, prawdopodobnie możesz to znaleźć, ale na pewno nie jest to system archiwizacji, który określiłbyś jako wydajny.

Wierzcie lub nie, rozwiązanie jest tak proste, jak znalezienie systemu organizacyjnego, który odpowiada Twoim potrzebom i nawykom badawczym, a następnie sprawienie, by działał. To może nie być tak proste, jak się wydaje, ale tak jest wykonalne, a ostatecznie powstrzyma cię od kręcenia kołami i powielania badań.

Zapytaj grupę genealogów, jak organizują swoje pliki, a prawdopodobnie uzyskasz tyle różnych odpowiedzi, co genealogowie. Istnieje wiele popularnych systemów organizacji genealogicznych, w tym segregatory, notatniki, pliki itp., Ale tak naprawdę nie ma pojedynczego systemu, który byłby „najlepszy” lub "poprawny." Wszyscy myślimy i zachowujemy się inaczej, więc ostatecznie najważniejszą kwestią przy konfigurowaniu systemu archiwizacji jest to, że musi on pasować do twojego osobistego styl. Najlepszym systemem organizacji jest zawsze ten, którego będziesz używać.

W miarę postępu projektu genealogicznego odkryjesz, że masz wiele dokumentów papierowych do przechowywania dla każdej badanej osoby - akty urodzenia, zapisy spisowe, artykuły w gazetach, testamenty, korespondencja z innymi badaczami, wydruki na stronach internetowych itp. Sztuką jest opracowanie systemu archiwizacji, który pozwoli łatwo położyć palce na dowolnym z tych dokumentów w dowolnym momencie.

Powszechnie stosowane genealogiczne systemy archiwizacji obejmują:

• Według nazwiska: Wszystkie dokumenty dla indywidualnego nazwiska są składane razem.
• Według pary lub rodziny: Wszystkie dokumenty związane z mężem i żoną lub jednostką rodzinną są składane razem.
• Według linii rodzinnej: Wszystkie dokumenty związane z określoną linią rodziny są składane razem. Wielu genealogów zaczyna od czterech takich linii rodowych - po jednej dla każdego z dziadków.
• Według zdarzenia: Wszystkie dokumenty związane z określonym rodzajem zdarzenia (tj. Narodziny, małżeństwo, spis ludnościitp.) są składane razem.

Począwszy od dowolnego z czterech wyżej wymienionych systemów, możesz dalej organizować swoje artykuły w następujące kategorie:

• Według lokalizacji: Dokumenty są najpierw pogrupowane według jednego z czterech wyżej wymienionych systemów archiwizacji genealogicznej, a następnie w podziale według kraju, stanu, hrabstwa lub miasta w celu odzwierciedlenia migracji twojego przodka. Na przykład, jeśli wybierzesz metodę nazwiska, najpierw zgrupujesz wszystkich przodków CRISP razem, i następnie dalej rozkładaj stosy na angielskie CRISP, North Carolina CRISP i Tennessee Chipsy.
• Według typu rekordu: Dokumenty są najpierw pogrupowane według jednego z czterech wyżej wymienionych systemów archiwizacji genealogicznej, a następnie w podziale według rodzaju rekordu (tj. Akt urodzenia, spisu ludności, testamentyitp.).

Pierwszym krokiem do uruchomienia systemu organizacyjnego jest decyzja o podstawowej formie fizycznej archiwizacji (stosy się nie liczą!) - foldery plików, notesy, segregatory lub dyski komputerowe.

• Szafka na dokumenty i foldery plików: Foldery plików, prawdopodobnie najpopularniejsze narzędzie organizacyjne dla genealogów, są tanie, bardzo przenośne i łatwo przechowują dokumenty o różnych kształtach i rozmiarach. Jednak po upuszczeniu foldery plików mogą stać się dość bałaganem - z dokumentami wyrzuconymi z porządku i prawdopodobnie zagubionymi. Foldery plików ułatwiają przeglądanie dokumentów, ale musisz uważnie zadbać o to, aby papier został umieszczony z powrotem tam, skąd pochodzi. Jednak po wygenerowaniu dużej ilości papieru system folderów plików jest najbardziej elastyczny i można go rozszerzać.
• Spoiwa: Jeśli jesteś kimś, kto naprawdę lubi trzymać wszystko razem w jednym miejscu, dobrym pomysłem może być uporządkowanie wydrukowanych danych genealogicznych w segregatory. Ta metoda standaryzuje rekordy genealogiczne do formatu papieru zwykłego rozmiaru. Dokumenty, których nie chcesz dziurkacz trzyotworowy, można dodać w rękawach polipropylenowych. Segregatory są przenośne i nie wymagają szafki na dokumenty, jednak jeśli przeprowadzasz wiele badań genealogicznych, może się okazać, że segregatory same w sobie stają się zbyt kłopotliwe.
• Dyski komputerowe, CD i DVD:Przepisywanie lub skanowanie dokumentów genealogicznych do komputera może zaoszczędzić sporo miejsca, a skomputeryzowane systemy organizacyjne mogą znacznie przyspieszyć żmudne zadania, takie jak sortowanie i porównywanie. Znacząco poprawiła się także jakość płyt CD-ROM, podobno trwająca w nieskończoność w odpowiednich warunkach przechowywania. Ale czy twoi potomkowie za 100 lub więcej lat będą mieli komputer, który może je odczytać? Jeśli zdecydujesz się używać komputera jako podstawowego systemu organizacyjnego, rozważ również wykonanie i zachowanie kopii lub wydruków ważnych dokumentów.

Gdy zaczniesz porządkować swój bałagan genealogiczny, prawdopodobnie przekonasz się, że kombinacja metod przechowywania działa najlepiej. Niektóre osoby, na przykład, używają segregatorów do organizowania „sprawdzonych” folderów rodzinnych i plików do różnych badań dotyczących niesprawdzonych połączeń, badań sąsiedztwa lub miejscowości oraz korespondencji. Ważne jest, aby pamiętać, że organizacja jest i zawsze będzie działaniem w toku.

Aby skonfigurować i wykorzystać foldery plików w celu uporządkowania rekordów genealogicznych, potrzebujesz następujących podstawowych materiałów eksploatacyjnych:

1. Szafka na dokumenty lub pudełka z pokrywkami. Pudełka muszą być mocne, najlepiej z tworzywa sztucznego, z poziomymi wewnętrznymi grzbietami lub rowkami na teczki wiszące wielkości liter.
2. Kolorowe, wiszące foldery na dokumenty wielkości litery w kolorze niebieskim, zielonym, czerwonym i żółtym. Poszukaj tych z dużymi zakładkami. Możesz także zaoszczędzić trochę pieniędzy, kupując zamiast tego standardowe zielone wiszące teczki na dokumenty i używając kolorowych etykiet do kodowania kolorami.
3. Foldery Manila. Powinny one mieć nieco mniejsze zakładki niż wiszące foldery z plikami i powinny mieć wzmocnione blaty, aby wytrzymać intensywne użytkowanie.
4. Długopisy. Aby uzyskać najlepsze wyniki, użyj długopisu z bardzo cienką końcówką, filcową końcówką i czarnym, trwałym atramentem bezkwasowym.
5. Zakreślacze. Kup zakreślacze w kolorze jasnoniebieskim, jasnozielonym, żółtym i różowym (nie używaj czerwonego, ponieważ jest zbyt ciemny). Kolorowe ołówki również działają.
6. Etykiety folderów plików. Etykiety te powinny mieć niebieski, zielony, czerwony i żółty pasek u góry i trwały klej z tyłu.

Po zmontowaniu materiałów eksploatacyjnych nadszedł czas, aby rozpocząć pracę z folderami plików. Użyj folderów z różnymi kolorami dla linii każdego z czterech twoich dziadków - innymi słowy, wszystkie foldery utworzone dla przodków jednego z dziadków będą oznaczone tym samym kolorem. Wybrane kolory zależą od Ciebie, ale najczęściej wybierane są następujące kolory:

• NIEBIESKI - przodkowie twojego dziadka ze strony ojca (ojciec ojca)
• ZIELONY - przodkowie twojego ojca babcia (matka ojca)
• RED - przodkowie twojego dziadka ze strony matki (ojca matki)
• ŻÓŁTY - przodkowie twojej babci ze strony matki (matki matki)

Korzystając z kolorów opisanych powyżej, utwórz oddzielny folder dla każdego nazwiska, pisząc nazwy na wiszącej zakładce pliku z czarnym trwałym znacznikiem (lub drukuj wkładki na drukarce). Następnie zawieś pliki w kolejności alfabetycznej w skrzynce lub szafce według kolorów (tj. Umieść alfabetycznie w jednej grupie, zielenie w innej grupie itp.).

Jeśli dopiero zaczynasz poszukiwania genealogiczne, może to być wszystko, co musisz zrobić. Jeśli jednak zgromadziłeś wiele notatek i kserokopii, nadszedł czas na podział. Tutaj musisz wybrać sposób organizacji plików. Dwie najpopularniejsze metody omówione na stronie 1 tego artykułu to:

1. przez Nazwisko (dalej w zależności od potrzeb według lokalizacji i / lub rodzaju rekordu)
2. przez Para lub rodzina

Podstawowe instrukcje archiwizacji są takie same dla każdej z nich, różnica polega przede wszystkim na sposobie ich organizacji. Jeśli nie masz jeszcze pewności, która metoda będzie dla Ciebie najlepsza, spróbuj użyć metody Nazwisko dla jednego nazwiska i metody Grupy Rodzinnej dla jednej lub dwóch rodzin. Sprawdź, który z nich najbardziej Ci odpowiada, lub opracuj własną kombinację tych dwóch.

Utwórz arkusz grupy rodzin dla każdego małżeństwa wymienionego w tabeli rodowodowej. Następnie skonfiguruj foldery manila dla każdej rodziny, umieszczając kolorową etykietę na karcie folderu plików. Dopasuj kolor etykiety do koloru odpowiedniej linii rodziny. Na każdej etykiecie wpisz nazwiska pary (używając nazwisko panieńskie dla żony) i liczby z twojego wykresu rodowodowego (większość wykresów rodowodowych używa system numeracji ahnentafel). Przykład: James OWENS i Mary CRISP, 4/5. Następnie umieść te rodzinne foldery Manila w wiszących folderach dla odpowiedniego nazwiska i koloru, ułożonych w kolejności alfabetycznej według imienia męża lub w kolejności numerycznej według numerów z twojego rodowodu wykres.

Z przodu każdego folderu manila dołącz rekord grupy rodzinnej rodziny, aby służył jako spis treści. Jeśli małżeństwo było więcej niż jedno, utwórz osobny folder z rekordem grupy rodzinnej dla każdego małżeństwa. Każdy folder rodzinny powinien zawierać wszystkie dokumenty i notatki z okresu małżeństwa. Dokumenty dotyczące wydarzeń poprzedzających zawarcie związku małżeńskiego należy składać w folderach rodziców, takich jak akty urodzenia i ewidencja rodzinna.

Najpierw posortuj pliki według nazwiska, a następnie utwórz foldery manila dla każdego typu rekordu, dla którego masz formalności, umieszczając kolorową etykietę na zakładce folderu plików, dopasowując kolor etykiety do nazwisko. Na każdej etykiecie wpisz nazwisko, a następnie typ rekordu. Przykład: CRISP: Spis ludności, CRISP: Land Records. Następnie umieść te rodzinne foldery Manila w wiszących folderach dla odpowiedniego nazwiska i koloru, ułożonych w kolejności alfabetycznej według rodzaju zapisu.

Z przodu każdego folderu manila utwórz i dołącz spis treści, który indeksuje zawartość folderu. Następnie dodaj wszystkie dokumenty i uwagi, które odpowiadają nazwisku i rodzajowi zapisu.