W pisanie artykułów biznesowych, a złe wieści to list, notatka lub e-mail, który zawiera negatywne lub nieprzyjemne informacje - informacje, które mogą rozczarować, zdenerwować, a nawet złościć czytelnika. Jest również nazywanypośrednia wiadomość lub a wiadomość negatywna.
Wiadomości zawierające złe wieści obejmują odrzucenia (w odpowiedzi na wnioski o pracę, wnioski o awans i tym podobne), negatywne oceny i ogłoszenia o zmianach polityki, które nie przynoszą korzyści czytelnikowi.
Przesłanie złych wiadomości zwykle zaczyna się od neutralnego lub pozytywnego bufor oświadczenie przed wprowadzeniem negatywnych lub nieprzyjemnych informacji. To podejście nazywa się plan pośredni.
Przykłady i obserwacje
- „O wiele gorsze jest otrzymywanie złych wiadomości za pomocą słowa pisanego niż przez kogoś, kto ci to mówi, i jestem pewien, że rozumiesz dlaczego. Kiedy ktoś po prostu przekazuje złe wieści, słyszysz je raz i to już koniec. Ale kiedy spisywane są złe wieści, czy to w liście, gazecie, czy na ramieniu pisakiem, za każdym razem, gdy ją czytasz, masz wrażenie, że ciągle otrzymujesz złe wieści. ”(Lemony Snicket, Chrzan: gorzkie prawdy, których nie można uniknąć. HarperCollins, 2007)
Próbka: odrzucenie wniosku o dofinansowanie
W imieniu członków Komitetu ds. Badań i Stypendiów dziękuję za złożenie wniosku na tegoroczny konkurs dotacji na badania i stypendia.
Z przykrością informuję, że Twoja propozycja dotacji była wśród tych, które nie zostały zatwierdzone do finansowania wiosną. W związku ze zmniejszeniem środków z dotacji spowodowanym cięciami budżetowymi i rekordową liczbą wniosków obawiam się, że nie można było poprzeć wielu wartościowych propozycji.
Chociaż w tym roku nie otrzymałeś dotacji, ufam, że będziesz nadal wykorzystywać możliwości finansowania wewnętrznego i zewnętrznego.
Ustęp wprowadzający
- „Akapit wprowadzający w złe wieści powinien osiągnąć następujące cele: (1) zapewnić bufor, aby złagodzić złe wieści, które nastąpią, (2) powiadom odbiorcę, o czym jest wiadomość bez podawania oczywistych rzeczy i (3) służą jako przejście do dyskusji na temat przyczyn, bez ujawnienia złych wiadomości lub nakłonienia odbiorcy do oczekiwania na dobre Aktualności. Jeżeli cele te można osiągnąć jednym zdaniem, zdanie to może być akapitem pierwszym. ”(Carol M. Lehman i Debbie D Dufrene, Komunikacja biznesowa, 15 wyd. Thomson, 2008)
Akapit (y) ciała
- „Przekaż złe wieści w treści wiadomości. Podaj to jasno i treściwie, i wyjaśnij krótko i bez emocji przyczyny. Unikaj przeprosin; osłabiają twoje wyjaśnienie lub pozycję. Spróbuj osadzić złe wieści w zdaniu uzupełniającym, a nie aktualnym. Ponadto spróbuj osadzić go w pliku zdanie podrzędne zdania. Celem nie jest ukrycie złych wiadomości, ale złagodzenie ich wpływu. ”(Stuart Carl Smith i Philip K. Pieczywo Przywództwo szkolne: Podręcznik doskonałości w uczeniu się uczniów. Corwin Press, 2006)
Zamknięcie
- „Zamknięcie wiadomości zawierającej negatywne wiadomości powinno być uprzejme i pomocne. Celem zamknięcia jest utrzymanie lub odbudowanie dobrej woli... Zamknięcie powinno mieć szczery ton. Unikaj nadużywania zamknięć, takich jak Jeśli masz jakieś pytania, zadzwoń... Zaoferuj odbiornikowi inną opcję... Przedstawienie innej opcji przenosi nacisk z negatywnych wiadomości na pozytywne rozwiązanie. ”(Thomas L. Znaczy, Komunikaty biznesowe, 2nd ed. South-Western Educational, 2009)