Jak napisać list ze skargą

Oto projekt, który Cię zapozna burza mózgów i daję ci praktykę pisania grupowego. Dołączysz do trzech lub czterech innych pisarzy, aby skomponować list reklamacji (zwany także list reklamacyjny).

Najlepszym tematem do tego zadania będzie temat, na którym ty i inni członkowie waszej grupy naprawdę zależy. Możesz napisać do przełożonego sali jadalnej, aby złożyć skargę na jakość jedzenia, lub do instruktora, aby złożyć skargę na jego ocenę polityki, do gubernatora, aby narzekał na cięcia w budżecie edukacyjnym - niezależnie od tematu, który członkowie twojej grupy uznają za interesujący i wart.

Rozpocznij od zasugerowania tematów i poproś jednego z członków grupy o zapisanie ich w miarę ich otrzymywania. Nie zatrzymuj się w tym miejscu, aby omawiać lub oceniać tematy: po prostu przygotuj długą listę możliwości.

Po wypełnieniu strony tematami możesz samodzielnie zdecydować, o której chcesz pisać. Następnie omów kwestie, które Twoim zdaniem powinny zostać poruszone w liście.

Ponownie poproś jednego członka grupy o śledzenie tych sugestii. Twój list będzie musiał jasno wyjaśnić problem i wskazać, dlaczego skargę należy traktować poważnie.

Na tym etapie możesz odkryć, że musisz zebrać dodatkowe informacje, aby skutecznie rozwijać swoje pomysły. Jeśli tak, poproś jednego lub dwóch członków grupy o przeprowadzenie podstawowych badań i przyniesienie ich wyników z powrotem do grupy.

Po zebraniu wystarczającej ilości materiału do złożenia skargi, wybierz jednego członka, aby skomponować wstępny szkic. Po zakończeniu projektu wersję roboczą należy odczytać na głos, aby wszyscy członkowie grupy mogli zarekomendować sposoby jej ulepszenia poprzez zmianę. Każdy członek grupy powinien mieć możliwość zrewidowania listu zgodnie z sugestiami innych.

Aby poprowadzić swoją rewizję, możesz przestudiować strukturę przykładowego listu z reklamacją poniżej. Zauważ, że list składa się z trzech odrębnych części:

• Na wprowadzenie wyraźnie określa przedmiot reklamacji.
• ZA pkt ciała że (a) jasno i konkretnie wyjaśnia charakter skargi, oraz (b) zapewnia czytelnikowi wszystkie informacje niezbędne do udzielenia właściwej odpowiedzi.
• ZA wniosek wyraźnie określa, jakie działania są potrzebne, aby rozwiązać problem.

Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Georgia 31419
1 listopada 2007 r
Pan Frederick Rozco, Prezydent
Rozco Corporation
14641 Peachtree Boulevard
Atlanta, Georgia 303030
Drogi Panie Rozco:
15 października 2007 roku, w odpowiedzi na specjalną ofertę telewizyjną, zamówiłem u ciebie firmę Tressel Toster. Produkt dotarł pocztą, najwyraźniej nieuszkodzony, 22 października. Jednak gdy tego samego wieczoru próbowałem obsługiwać Tressel Toster, byłem zmartwiony, gdy to stwierdziłem nie spełnić Twojego żądania zapewnienia „szybkiej, bezpiecznej i profesjonalnej stylizacji włosów”. Zamiast tego poważnie uszkodził mój włosy.
Po wykonaniu instrukcji, aby „ustawić toster z dala od innych urządzeń na suchym blacie” w mojej łazience, włożyłem stalowy grzebień i czekałem 60 sekund. Następnie wyjąłem grzebień z tostera i postępując zgodnie z instrukcjami dotyczącymi „wenusjańskiego loka”, przeczesałem gorący grzebień przez włosy. Jednak już po kilku sekundach poczułem zapach palących się włosów i natychmiast włożyłem grzebień z powrotem do tostera. Kiedy to zrobiłem, iskry wyfrunęły z gniazdka. Sięgnąłem, by odłączyć toster od zasilania, ale spóźniłem się: bezpiecznik już się wysadził. Kilka minut później, po wymianie bezpiecznika, spojrzałem w lustro i zobaczyłem, że moje włosy były przypalone w kilku miejscach.
Zwracam Tressel Toster (wraz z nieotwieraną butelką szamponu Un-Do) i oczekuję pełnego zwrotu w wysokości 39,95 USD plus 5,90 USD na koszty wysyłki. Ponadto załączam paragon na zakupioną perukę i będę musiał ją nosić, dopóki nie wyrosną uszkodzone włosy. Proszę o przesłanie mi czeku na 303,67 $, aby pokryć zwrot pieniędzy za Tressel Toster i koszt peruki.
Szczerze,
Annie Jolly

Zauważ, jak autorka przedstawiła skargę faktami, a nie emocjami. List jest stanowczy i bezpośredni, ale także pełen szacunku i grzeczności.

Poproś jednego z członków grupy, aby przeczytał na głos list ze skargą i odpowiedział na niego tak, jakby właśnie otrzymał go pocztą. Czy skarga brzmi poprawnie i warto brać to na poważnie? Jeśli tak, poproś członków grupy o zmianę, edycję i czytać korektę list po raz ostatni, korzystając z następującej listy kontrolnej jako przewodnika:

• Czy Twój list ma standardowy format pokazany w powyższym przykładzie?
• Czy twój list składa się ze wstępu, akapitu ciała i wniosku?
• Czy akapit wprowadzający wyraźnie określa, na co się skarżysz?
• Czy paragraf twojego ciała jasno i konkretnie wyjaśnia charakter skargi?
• Czy w akapicie głównym przekazałeś czytelnikowi wszystkie informacje potrzebne do skutecznego zareagowania na twoją skargę?
• Czy przekazałeś swoją skargę spokojnie i wyraźnie, opierając się raczej na faktach niż emocjach?
• Czy jasno ułożyłeś informacje w akapicie swojego ciała, aby jedno zdanie logicznie prowadziło do następnego?
• Czy w swoim podsumowaniu wyraźnie wskazałeś, jakie działania chcesz, aby czytelnik podjął?
• Czy dokładnie sprawdziłeś list?