List reklamacyjny to przekonującylist wysyłane przez klienta do firmy lub agencji w celu zidentyfikowania problemu z produktem lub usługą, i może być również określane jako list reklamacyjny.
Zazwyczaj list reklamacyjny otwiera się (a czasem zamyka) z prośbą o dostosowanie, takie jak zwrot pieniędzy, wymiana lub zapłata za szkody, choć może to być serdeczny wstęp na temat transakcji lub produktu preferowane.
Jako metoda pisanie artykułów biznesowych, pisma o roszczeniach są wysyłane jako prawnie wiążąca forma komunikacji, która może służyć jako dowód w przypadku wniesienia roszczenia do sądu. W większości przypadków nie jest wymagane stawienie się w sądzie, ponieważ adresat zazwyczaj sporządza odpowiedź w formie pisma list dostosowujący, która rozstrzyga roszczenie.
Główne elementy listu reklamacyjnego
Większość biznesmenów i naukowców zgadza się, że podstawowe pismo powinno zawierać cztery podstawowe elementy: jasne wyjaśnienie skargi, wyjaśnienie co spowodowało walkę lub straty z tego powodu, wezwanie do uczciwości i uczciwości oraz oświadczenie o tym, co uznalibyście za słuszną korektę powrót.
Dokładność wyjaśnienia ma zasadnicze znaczenie dla szybkiego i skutecznego rozstrzygnięcia roszczenia, dlatego autor roszczenia powinien podać jak najwięcej szczegółów na temat wadliwości produkt lub usterka w otrzymanej usłudze, w tym data i godzina, kwota to koszt i numer paragonu lub zamówienia oraz wszelkie inne szczegóły, które pomagają dokładnie określić, co poszło źle.
Niedogodności spowodowane tą winą oraz apel do ludzkości czytelnika i współczucie są równie ważne w uzyskaniu tego, czego chce pisarz z roszczenia. Daje to czytelnikowi motywację do niezwłocznego działania na żądanie pisarza w celu naprawienia sytuacji i utrzymania klienta jako klienta.
Jako R.C. Krishna Mohan pisze w „Korespondencji biznesowej i pisaniu raportów”, że w celu zapewnienia szybkiego i satysfakcjonująca odpowiedź, pismo reklamacyjne jest zwykle wysyłane do kierownika jednostki lub działu odpowiedzialnego za błąd."
Wskazówki dotyczące skutecznego listu
Ton listu powinien być utrzymany co najmniej na poziomie biznesowym, jeśli nie formalnym, aby zachować profesjonalizm w stosunku do wniosku. Ponadto autor powinien uwzględnić skargę przy założeniu, że wniosek zostanie uwzględniony po otrzymaniu.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar i David A. Thomas pisze w „Jak napisać korespondencję biznesową pierwszej klasy”, że „powinieneś złożyć swoje roszczenie dokładnie i taktownie” i że najlepiej „unikać gróźb, oskarżeń lub ukrytych wskazówek dotyczących tego, co zrobisz, jeśli sprawa nie zostanie rozwiązana natychmiast."
Życzliwość ma duże znaczenie w świecie obsługi klienta, dlatego lepiej jest odwołać się do ludzkości odbiorcy stwierdzając, w jaki sposób problem wpłynął na ciebie osobiście, zamiast grozić bojkotem firmy lub oszczerstwem imię. Wypadki się zdarzają i popełniane są błędy - nie ma powodu, by być niesprawiedliwym.