Firmowe karty kredytowe Wyjaśnienie: zasady rachunkowości

Sekcja dotycząca firmowej karty kredytowej w polityce rachunkowości to sekcja, w której określasz, kto ma firmowe karty kredytowe i ponosi odpowiedzialność za poniesione opłaty. Poniżej znajduje się próbka tej sekcji procedur, która może być dostosowana do twojej sytuacji.

Pracownicy mogą uzyskać dostęp do firmowej karty kredytowej, jeżeli charakter ich pracy wymaga takiego wykorzystania. Firmowe karty kredytowe mogą być wykorzystywane wyłącznie do wydatków służbowych i nie mogą być wykorzystywane do wydatków o charakterze osobistym. Przykłady wydatków biznesowych i odliczeń mogą obejmować koszty domowego biura, wydatki na auto, edukację i inne.

Ogólnym celem oświadczenia o polityce i procedurze jest zapewnienie, że firmowe karty kredytowe są wykorzystywane do odpowiednich celów oraz że ustanowiono odpowiednie kontrole do codziennego użytku. Firmowe zasady dotyczące kart kredytowych obowiązują wszystkich pracowników, którzy utrzymują kartę kredytową na użytek firmy oraz ich kierowników.

Odpowiedzialność na podstawie firmowych zasad dotyczących kart kredytowych różni się w zależności od roli osoby. Na przykład osoby ponoszą inną odpowiedzialność niż zarządzający i nadzorujący.

• Osoby fizyczne firmowe karty kredytowe są odpowiedzialne za:
  • Używanie kart tylko zgodnie z ich przeznaczeniem
  • Zatrzymywanie pokwitowań i udzielanie wyjaśnień dla wszystkich transakcji kartą kredytową firmy
  • Uzyskiwanie autoryzacji dla faktur kart kredytowych
• Kierownicy / przełożeni operacyjni są odpowiedzialne za:
  • Ograniczenie korzystania z firmowych kart kredytowych do tych pracowników, którzy potrzebują karty do prowadzenia działalności firmowej
  • Sprawdzanie i autoryzowanie faktur kart kredytowych używanych przez ich pracowników na czas, aby uniknąć opłat za opóźnienia w płatnościach
  • Identyfikacja i żądanie wszelkich limitów kredytowych lub transakcyjnych wymaganych dla poszczególnych kart
• Na dział księgowości jest odpowiedzialny za:
  • Zapewnienie, że wszystkie transakcje kartą kredytową są odpowiednio autoryzowane
  • Przetwarzanie płatności za faktury kartą kredytową na czas, aby uniknąć opłat za opóźnione płatności
  • Ustalanie limitów kredytowych lub transakcyjnych dla poszczególnych kart

Mogą obowiązywać ogólne zasady zawarte w polityce firmy dotyczącej kart kredytowych. Oto cztery popularne terminy i wyrażenia:

• Ogólna karta kredytowa: Karta kredytowa, której można używać w wielu placówkach, takich jak WIZA, American Express lub karta MasterCard.
• Karta kredytowa specyficzna dla dostawcy: Karta kredytowa, której można używać tylko u określonego dostawcy, takiego jak firma gazowa lub firma zaopatrzeniowa.
• Limit kredytu: Łączna kwota, jaką może obciążyć karta kredytowa, zanim wystawca karty kredytowej odmówi wykonania transakcji.
• Limit na poziomie transakcji: Łączna wartość każdej pojedynczej transakcji, którą można obciążyć kartę lub rodzaj transakcji, którą można obciążyć kartę. Na przykład niektóre firmy gazowe zezwalają na karty „tylko gazowe”, które odmawiają uznania za inne różne zakupy na stacji benzynowej.

Pracownicy używający kart kredytowych do wydatków służbowych muszą postępować zgodnie z procedurą podaną przez firmę. Zazwyczaj następujące zasady są ustawione w zasadach firmy:

• Karty kredytowe mogą być używane wyłącznie na potrzeby firmy. Jeżeli dostawca ma taką możliwość, karty lub transakcje będą kodowane dla poszczególnych pracowników w celu zapewnienia większej ułatwienia w momencie wystawienia faktury.
• Pracownicy muszą zachować i początkowe paragony oraz odnotować cel wydatków na odwrocie każdego paragonu.
• Korzystanie z firmowych kart kredytowych do wszelkiego rodzaju wydatków o charakterze osobistym może skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego do zwolnienia włącznie. Może to spowodować odjęcie wydatków od następnej kontroli płac pracownika.

Oprócz przestrzegania procedury firmowej karty kredytowej pracownicy muszą również przestrzegać zestawu zasad dotyczących faktur, autoryzacji i płatności. Chociaż każda firma zapewnia własne unikalne zasady, poniżej przedstawiono przykład tego, czego można ogólnie oczekiwać:

• Pracownik przedkłada odpowiednie pokwitowania wraz z raportem wydatków (często nazywanym kredytem raport z wydatków karty) właściwemu organowi nadzorującemu lub kierownikowi zatwierdzającemu w ciągu tygodnia od poniesienia opłaty koszt. Faks lub zeskanowane dokumenty są dopuszczalne, jeśli pracownik podróżuje i nie wróci do biura w celu dotrzymania terminu jednego tygodnia, pod warunkiem, że oryginalne paragony zostaną przedstawione po powrocie z podróżować.
• Opłaty za przedmioty, w przypadku których paragon został zagubiony, należy wyjaśnić osobie upoważnionej, która musi zainicjować określoną opłatę i wskazać „brak paragonu” obok niej.
• Organ nadzoru lub kierownik zatwierdzający potwierdzi, że opłaty są uzasadnione i odpowiednie przed autoryzowaniem faktury do zapłaty, odnotowując „OK, aby zapłacić” i podpisując treść faktura.
• Zatwierdzona faktura zostanie przekazana do odpowiedniego dział księgowości do zapłaty.
• Thedział księgowości weryfikuje autoryzację i planuje wystawienie faktury do zapłaty zgodnie z warunkami umowy o kartę kredytową, aby uniknąć niepotrzebnych opłat za zwłokę.

Akceptując firmową kartę kredytową, pracownicy zwykle podpisują i datują oświadczenie o polityce i umowie o procedurze po jej przejrzeniu. Zazwyczaj umowa zawiera informacje podane powyżej i może wymagać numeru karty i daty ważności w momencie podpisania. Poniżej znajduje się przykład tego, co znajdziesz na końcu formularza:

Przeczytałem i zrozumiałem Oświadczenie o polityce i procedurze [nazwa firmy] dotyczące posiadania ogólnej korporacyjnej karty kredytowej. W tym formularzu wyrażam zgodę na [nazwa firmy], aby wstrzymać (odjąć) od moich osobistych przedmiotów czeku płatniczego, nieautoryzowane wydatki oraz niezgłoszone wydatki poniesione przeze mnie przy użyciu mojej ogólnej karty kredytowej.