Co to jest memorandum? Definicja i przykłady

Memorandum, bardziej znane jako notatka, to krótka wiadomość lub rekord używany do celów wewnętrznych Komunikacja w firmie. Niegdyś podstawowa forma wewnętrznej komunikacji pisemnej, memorandum przestały być stosowane od czasu wprowadzenia e-mail oraz inne formy wiadomości elektronicznych; jednak możliwość pisania jasnych notatek z pewnością może ci dobrze służyć w pisaniu wewnętrznych e-maili biznesowych, ponieważ często służą temu samemu celowi.

Notatki można wykorzystać do szybkiego komunikowania się z szeroką publicznością czegoś krótkiego, ale ważnego, na przykład proceduralnego zmiany, podwyżki cen, uzupełnienia zasad, harmonogramy spotkań, przypomnienia dla zespołów lub podsumowania warunków umowy przykład.

Barbara Diggs-Brown, strateg ds. Komunikacji, twierdzi, że skuteczna notatka jest „krótka, zwięzły, dobrze zorganizowany i nigdy się nie spóźnia. Powinien przewidywać i odpowiadać na wszystkie pytania, które czytelnik może mieć. Nigdy nie dostarcza niepotrzebnych lub mylących informacji ”.

Wyraźnie, skup się, krótko, ale kompletnie. Zachowaj profesjonalny ton i pisz tak, jakby świat mógł to przeczytać - to znaczy nie dołączaj żadnych informacji jest to zbyt wrażliwe, aby wszyscy mogli je zobaczyć, szczególnie w dobie kopiowania i wklejania lub „kliknij i” Naprzód."

Zacznij od podstaw: do kogo artykuł jest zaadresowany, datę i wiersz tematu. Rozpocznij treść notatki z wyraźnym celem, określ, co czytelnicy muszą wiedzieć, i zakończ z tym, co musisz zrobić, jeśli to konieczne. Pamiętaj, że pracownicy mogą po prostu przejrzeć notatkę po otrzymaniu, więc używaj krótkich akapitów, podtytułów i, gdzie to możliwe, używaj list. Są to „punkty wejścia” dla oka, dzięki czemu czytelnik może łatwo odwołać się do części notatki, której potrzebuje.

Nie zapomnij czytać korektę. Czytanie na głos może pomóc ci znaleźć upuszczone słowa, powtórzenia i niezręczne zdania.

Oto przykładowa wewnętrzna notatka z fikcyjnej firmy wydawniczej informująca pracowników o nadchodzących zmianach harmonogramu w związku ze świętem Dziękczynienia. Produkcja mogłaby również wysłać osobne notatki do osobnych działów, zwłaszcza jeśli byłyby więcej szczegółów, które były potrzebne w każdym dziale i które nie dotyczyłyby innych działów.

Do: Wszyscy pracownicy

Od: E.J. Smith, kierownik produkcji

Data: 1 listopada 2018 r

Temat: Zmiana harmonogramu drukowania Dziękczynienia

Produkcja chciałaby przypomnieć wszystkim, że Święto Dziękczynienia wpłynie na nasze terminy drukowania w tym miesiącu. Wszystkie wydrukowane strony, które normalnie wychodziłyby do drukarki za pośrednictwem UPS w czwartek lub piątek w ciągu tygodnia, będą musiały wyjść 15.00 w środę 21 listopada.

Działy sprzedaży reklam i redakcji

• Upewnij się, że każdy, kto wyśle ​​Ci tekst lub zdjęcia do publikacji, nie będzie na wakacjach w 19 tygodniu. Ustal wcześniej terminy dla wszystkiego, co pochodzi z zewnątrz.
• Należy pamiętać, że projektanci fotografii wewnętrznej i grafiki będą mieli więcej pracy i mniej czasu, aby to zrobić, dlatego prosimy o skierowanie swojej pracy do odpowiedniego działu wcześniej niż zwykle.
• Nie wysyłaj pracy „w pośpiechu” później niż 16 listopada. Nie można zagwarantować, że w Święto Dziękczynienia zostaną ukończone jakiekolwiek krótkie przedmioty w wcześniejszych terminach i przed przydzieleniem muszą przejść przez biuro harmonogramu. Zamiast tego bądź wcześnie.

Działy fotografii i grafiki

• Wszyscy członkowie Dział sztuki w listopadzie będzie można korzystać z nadgodzin w razie potrzeby, aby poradzić sobie z nadejściem sezonu wakacyjnego i wcześniejszymi terminami.

Z góry dziękujemy wszystkim za pomoc w jak najwcześniejszym zakupie materiałów i uwagę dla personelu działu produkcji.

Poniżej znajduje się fikcyjna notatka, aby zorganizować spotkanie z członkami zespołu, którzy wracają z targów.

Do: Zespół targów

Od: C.C. Jones, kierownik ds. Marketingu

Data: 10 lipca 2018 r

Temat: Spotkanie powracające na targach

Po powrocie do pracy w piątek, 20 lipca, z targów, zaplanujmy południe w sali spotkań wschodniego skrzydła, aby omówić przebieg imprezy. Omówmy, co działało dobrze, a co nie, na przykład:

• Liczba dni obecności
• Ilość i rodzaje dostarczonych materiałów marketingowych
• Wyświetlacze stoiskowe
• Jak otrzymano prezenty
• Lokalizacja stoiska i ruch w różnych porach dnia
• Co wywołało zainteresowanie przechodniów
• Poziomy obsady stanowisk

Wiem, że kiedy wrócisz z targów, będziesz mieć milion rzeczy do zrobienia, więc utrzymamy spotkanie do 90 minut lub krócej. Przygotuj się z uwagami i konstruktywną krytyką marketingowych aspektów programu. Informacje zwrotne od obecnych klientów i nowych klientów zostaną omówione na osobnym spotkaniu z zespołami ds. Produktów i sprzedaży. Dziękuję za pracę na wystawie.

Diggs-Brown, Barbara. Przewodnik po stylach PR. Wydanie trzecie, Cengage Learning, 2012.