Jak napisać raport biznesowy dla uczących się języka angielskiego

Jeśli chcesz nauczyć się pisać raport biznesowy w języku angielskim, postępuj zgodnie z tymi wskazówkami i użyj przykładowego raportu jako szablonu, na którym możesz oprzeć swój własny raport biznesowy. Po pierwsze, raporty biznesowe dostarczają kierownictwu ważnych i aktualnych informacji. Uczący się języka angielskiego pisanie raportów biznesowych wymaga upewnienia się, że język jest precyzyjny i zwięzły. Styl pisania stosowany w raportach biznesowych powinien przedstawiać informacje bez silnych opinii, ale raczej tak bezpośrednio i dokładnie, jak to możliwe. Łączący język należy stosować do łączenia pomysłów i części raportu biznesowego. Ten przykładowy raport biznesowy przedstawia cztery podstawowe elementy, które powinien zawierać każdy raport biznesowy:

• Zakres uprawnień

Warunki odniesienia odnoszą się do warunków, na których sporządzony jest raport biznesowy.

• Procedura

Procedura opisuje metodę, która została użyta do zebrania danych do raportu.

• Wyniki

Ustalenia opisują dane lub inne ważne informacje wygenerowane przez raport.

• Wnioski

Wyciągnięto wnioski z ustaleń, które uzasadniają zalecenia.

• Rekomendacje

Zalecenia są konkretnymi sugestiami sformułowanymi na podstawie wniosków z raportu.

Przeczytaj krótki przykładowy raport biznesowy i postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami. Nauczyciele mogą wydrukować te przykłady do wykorzystania w klasie na lekcjach przy użyciu dźwięku nauczanie strategii pisania.

Zakres uprawnień

Margaret Anderson, dyrektor personalny, poprosiła o niniejszy raport na temat zadowolenia z świadczeń pracowniczych. Raport miał zostać jej przekazany do 28 czerwca.

Procedura

W okresie od 1 kwietnia do 15 kwietnia przeprowadzono wywiad z reprezentatywną selekcją 15% wszystkich pracowników w zakresie:

1. Ogólna satysfakcja z naszego obecnego pakietu świadczeń
2. Problemy napotkane w kontaktach z działem personalnym
3. Sugestie dotyczące ulepszenia zasad komunikacji
4. Problemy napotkane podczas obsługi naszego HMO

Wyniki

1. Pracownicy byli ogólnie zadowoleni z obecnego pakietu świadczeń.
2. Podczas ubiegania się o urlop napotkano pewne problemy z powodu długich okresów oczekiwania na zatwierdzenie.
3. Starsi pracownicy wielokrotnie mieli problemy z procedurami dotyczącymi leków na receptę HMO.
4. Pracownicy w wieku od 22 do 30 lat zgłaszają niewiele problemów z HMO.
5. Większość pracowników skarży się na brak ubezpieczenia dentystycznego w naszym pakiecie świadczeń.
6. Najczęstszą sugestią dotyczącą poprawy była możliwość przetwarzania wniosków o świadczenia online.

Wnioski

1. Starsi pracownicy, powyżej 50. roku życia, mają poważne problemy ze zdolnością naszego HMO do dostarczania leków na receptę.
2. Nasz system wniosków o świadczenia musi zostać zmieniony, ponieważ większość skarg dotyczących przetwarzania wewnętrznego.
3. Należy wprowadzić usprawnienia w zakresie czasu reakcji działu personalnego.
4. Należy rozważyć ulepszenia technologii informatycznych, ponieważ pracownicy stają się bardziej zaawansowani technologicznie.

Rekomendacje

1. Spotkaj się z przedstawicielami HMO, aby omówić poważny charakter skarg dotyczących świadczeń na leki na receptę dla starszych pracowników.
2. Daj pierwszeństwo czasowi odpowiedzi na prośbę o urlop, ponieważ pracownicy potrzebują szybszej zgody, aby móc zaplanować wakacje.
3. Nie podejmuj żadnych specjalnych działań dla pakietu świadczeń dla młodszych pracowników.
4. Omów możliwość dodania internetowego systemu wniosków o świadczenia do intranetu naszej firmy.

• Raport podzielony jest na cztery obszary:
  • Zakres uprawnień- W tej sekcji podano podstawowe informacje o przyczynie zgłoszenia. Zwykle obejmuje to osobę żądającą raportu.
  • Procedura- Procedura zawiera dokładne kroki i metody zastosowane w raporcie.
  • Wyniki- Ustalenia wskazują na odkrycia dokonane podczas dochodzenia w sprawie raportu.
  • Wnioski- Wnioski zawierają logiczne wnioski oparte na ustaleniach.
  • Rekomendacje- Zalecenia określają działania, które zdaniem autora raportu należy podjąć na podstawie ustaleń i wniosków.
• Raporty powinny być zwięzłe i oparte na faktach. Opinie podano w części „wnioski”. Opinie te powinny jednak opierać się na faktach przedstawionych w „ustaleniach”.
• Posługiwać się proste czasy (zwykle obecny prosty) do wyrażenia faktów.
• Użyj forma rozkazująca (Przedyskutuj możliwość..., Daj pierwszeństwo... itd.) W sekcji „rekomendacje”, ponieważ dotyczą one całej firmy.

Kontynuuj naukę o innych typach dokumentów biznesowych, korzystając z tych zasobów:

Notatki
E-mail
Wprowadzenie do pisania biznesplanów

Notatki biznesowe są zapisywane w całym biurze. Pisząc notatki biznesowe, należy wyraźnie zaznaczyć, dla kogo jest przeznaczona notatka, powód napisania notatki i kto ją pisze. Notatki zwykle informują kolegów o zmianach biurowych i proceduralnych, które dotyczą dużej grupy osób. Często udzielają instrukcji za pomocą głosu rozkazującego. Oto przykładowa notatka z ważnymi uzupełnieniami, z których należy skorzystać pisanie biznesu notatki w języku angielskim.

Przykładowa notatka

Od: Zarządzanie

Do: Personel sprzedaży obszaru północno-zachodniego

RE: Nowy system raportowania miesięcznego

Chcielibyśmy szybko omówić niektóre zmiany w nowym miesięcznym systemie raportowania sprzedaży, o których rozmawialiśmy na specjalnym spotkaniu w poniedziałek. Po pierwsze, chcielibyśmy jeszcze raz podkreślić, że ten nowy system pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu przy zgłaszaniu przyszłej sprzedaży. Rozumiemy, że masz obawy dotyczące ilości czasu, który początkowo będzie wymagany na wprowadzenie danych klienta. Pomimo tych początkowych starań jesteśmy przekonani, że wkrótce wszyscy będziecie mogli korzystać z zalet tego nowego systemu.

Oto procedura, którą musisz wykonać, aby uzupełnić listę klientów w swoim regionie:

1. Zaloguj się na stronie internetowej firmy pod adresem http://www.picklesandmore.com
2. Wprowadź swój identyfikator użytkownika i hasło. Zostaną wydane w przyszłym tygodniu.
3. Po zalogowaniu kliknij „Nowy klient”.
4. Wprowadź odpowiednie informacje o kliencie.
5. Powtarzaj kroki 3 i 4, aż wprowadzisz wszystkich swoich klientów.
6. Po wprowadzeniu tej informacji wybierz „Złóż zamówienie”.
7. Wybierz klienta z rozwijanej listy „Klienci”.
8. Wybierz produkty z rozwijanej listy „Produkty”.
9. Wybierz specyfikacje wysyłki z rozwijanej listy „Wysyłka”.
10. Kliknij przycisk „Przetwarzaj zamówienie”.

Jak widać, po wprowadzeniu odpowiednich informacji o kliencie przetwarzanie zamówień nie będzie wymagać Z Twojej strony żadnych formalności.

Dziękujemy wszystkim za pomoc we wdrożeniu tego nowego systemu.

Z poważaniem,

Zarządzanie

• Użyj następującej struktury, aby rozpocząć notatkę:NOTATKA
  Od: (osoba lub grupa wysyłająca notatkę)
  Do: (osoba lub grupa, do której adresowana jest notatka)
  RE: (temat notatki, powinien być pogrubienie)
• Zamiast „memo” można użyć terminu „memorandum”.
• Notatka na ogół nie jest tak formalna jak napisana list. Jednak z pewnością nie jest to tak nieformalne jako osobisty list.
• Ton notatki jest ogólnie przyjazny, ponieważ jest komunikacją między kolegami.
• Notatka powinna być zwięzła i na temat.
• W razie potrzeby podaj przyczynę notatki krótkim akapitem.
• Użyj punktorów, aby wyjaśnić najważniejsze etapy procesu.
• Użyj krótkiego podziękowania, aby zakończyć notatkę. Nie musi to być tak formalne, jak w piśmie pisemnym.

Raporty
Notatki
E-mail
Wprowadzenie do pisania biznesplanów

Aby dowiedzieć się, jak napisać firmową wiadomość e-mail, pamiętaj, że: Firmowe wiadomości e-mail są zazwyczaj mniej formalne niż listy biznesowe. E-maile biznesowe wysyłane do współpracowników są zazwyczaj bezpośrednie i wymagają podjęcia określonych działań. Ważne jest, aby wiadomości biznesowe były krótkie, ponieważ im łatwiej jest odpowiedzieć na wiadomość e-mail, tym bardziej prawdopodobne jest, że kontakt biznesowy odpowie szybko.

Przykład 1: formalny

Pierwszy przykład pokazuje, jak napisać oficjalny e-mail biznesowy. Zwróć uwagę na mniej formalne powitanie w powitaniu w połączeniu z bardziej formalnym stylem w e-mailu.

Witaj,

Przeczytałem na twojej stronie, że oferujesz kopiowanie płyt CD z muzyką dla dużych ilości płyt CD. Chciałbym zapytać o procedury związane z tymi usługami. Czy pliki są przesyłane online, czy też tytuły są przesyłane do ciebie płytą CD standardową pocztą? Ile czasu zajmuje zazwyczaj wyprodukowanie około 500 kopii? Czy są jakieś zniżki na tak dużą ilość?

Dziękuję za poświęcenie czasu na udzielenie odpowiedzi na moje pytania. Czekam na twoją odpowiedź.

Jack Finley
Kierownik sprzedaży, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Przykład 2: nieformalny

Drugi przykład pokazuje, jak napisać nieformalny e-mail. Zwróć uwagę na bardziej konwersacyjny ton w całej wiadomości e-mail. To tak, jakby pisarz rozmawiał przez telefon.

16.22 01/07 +0000 napisałeś:

> Słyszałem, że pracujesz na koncie Smitha. Jeśli potrzebujesz informacji, skontaktuj się ze mną.

Cześć Tom,

Słuchaj, pracowaliśmy nad kontem Smitha i zastanawiałem się, czy możesz mi pomóc? Potrzebuję informacji wewnętrznych na temat ostatnich wydarzeń. Czy uważasz, że możesz przekazać jakiekolwiek informacje, które możesz mieć?

Dzięki

Piotr

Peter Thompsen
Menedżer konta, rachunkowość trójstanowa
(698) 345 - 7843

Przykład 3: bardzo nieformalny

W trzecim przykładzie możesz zobaczyć bardzo nieformalną wiadomość e-mail, która jest bardzo podobna do wysyłania SMS-ów. Tego typu wiadomości e-mail używaj tylko z kolegami, z którymi masz bliskie relacje robocze.

O 11.22 01.12 +0000 napisałeś:

> Chciałbym zaproponować firmę konsultingową.

Co powiesz na Smith and Sons?

KB

• E-mail jest znacznie mniej formalny niż list pisemny. Wiadomości e-mail są zazwyczaj krótkie i zwięzłe.
• Jeśli piszesz do kogoś, kogo nie znasz, wystarczy proste „Cześć”. Używać pozdrowienie takie jak „Drogi Panie Smith”, jest zbyt formalne.
• Pisząc do kogoś, kogo znasz dobrze, możesz pisać tak, jakbyś rozmawiał z tą osobą.
• Używaj skróconych form czasownika (On, Jesteśmy, On, itd.)
• Dołącz numer telefonu do podpisu wiadomości e-mail. Dzięki temu odbiorca będzie mógł w razie potrzeby zadzwonić.
• Podanie adresu e-mail nie jest konieczne, ponieważ odbiorca może po prostu odpowiedzieć na wiadomość e-mail.
• Odpowiadając, usuń wszystkie informacje, które nie są konieczne. Pozostaw tylko te fragmenty tekstu, które są związane z twoją odpowiedzią. Pozwoli to zaoszczędzić czas czytelnika podczas czytania wiadomości e-mail.

Raporty
Notatki
E-mail
Wprowadzenie do pisania biznesplanów