Kroki do udanego łączenia rodzin

Przy odrobinie kreatywności i wcześniejszego planowania możesz zorganizować i zaplanować niezapomniany zjazd rodzinny, o którym wszyscy będą rozmawiać przez lata.

Może się to wydawać oczywiste, ale pierwszym krokiem dla każdego spotkania rodzinnego jest decyzja, kto jest rodziną. Po której stronie rodziny zapraszasz? Czy chcesz uwzględnić tylko bliskich krewnych lub wszystkich potomków pradziadka Jonesa (lub innego pospolitego) przodek)? Czy zapraszasz tylko krewnych z linii bezpośrednich (rodziców, dziadków, wnuków) czy planujesz objąć kuzynów, drugich lub trzecich kuzynów, dwukrotnie usuniętych? Pamiętaj tylko, że każdy krok wstecz drzewo rodowe dodaje mnóstwo nowych potencjalnych uczestników. Poznaj swoje granice.

Zacznij od stworzenia listy członków rodziny, w tym małżonków, partnerów i dzieci. Skontaktuj się z co najmniej jedną osobą z każdego oddziału rodziny, aby pomóc Ci znaleźć informacje kontaktowe dla każdej osoby na liście. Pamiętaj, aby zbierać adresy e-mail dla tych, którzy je mają - to naprawdę pomaga w aktualizacjach i korespondencji w ostatniej chwili.

Jeśli planujesz włączyć wiele osób do swojego spotkania rodzinnego, rozważ wysłanie ankiety (pocztą i / lub e-mailem), aby poinformować ludzi, że spotkanie jest w toku. Pomoże to ocenić zainteresowanie i preferencje oraz poprosić o pomoc w planowaniu. Podaj możliwe daty, proponowany typ spotkania i ogólną lokalizację (wczesne omówienie ewentualnych kosztów może zniechęcić do pozytywnej odpowiedzi) i uprzejmie poprosić o szybką odpowiedź na twoje pytania. Dodaj nazwiska zainteresowanych krewnych, którzy zwracają ankietę do listy zjazdów w celu wysłania ich w przyszłości i / lub informuj ich o planach zjazdów za pośrednictwem strony internetowej zjazdu rodzinnego.

O ile nie jest to spotkanie pięciu sióstr w domu cioci Maggie, komitet zjazdowy jest prawie niezbędny do zaplanowania sprawnego i udanego zjazdu rodzinnego. Ustaw kogoś odpowiedzialnego za każdy główny aspekt spotkania - lokalizację, wydarzenia towarzyskie, budżet, korespondencję, prowadzenie dokumentacji itp. Dlaczego cała praca sama, jeśli nie musisz?

To nie jest wielkie spotkanie, jeśli nikt nie może uczestniczyć. Niezależnie od tego, czy planujesz zjazd rodzinny zbiegać się z kamieniem milowym lub szczególnym dniem, wakacjami lub wakacjami, pomaga sondować członków rodziny, aby uniknąć konfliktów czasu i daty. Ponieważ zjazdy rodzinne mogą obejmować wszystko, od popołudniowego grilla po wielki romans trwający trzy lub więcej dni, musisz także określić, jak długo planujesz się spotkać. Dobra zasada - im dalej ludzie muszą podróżować, aby dotrzeć do miejsca spotkania, tym dłużej powinno ono trwać. Co najważniejsze, pamiętaj, że nie będziesz w stanie pomieścić wszystkich. Wybierz datę końcową na podstawie tego, co jest najlepsze dla większości uczestników.

Cel dla miejsce zjazdu rodzinnego jest to najbardziej dostępne i niedrogie dla większości osób, w których chcesz uczestniczyć. Jeśli członkowie rodziny są skupieni w jednym obszarze, wybierz lokalizację spotkania, która jest w pobliżu. Jeśli wszyscy są rozproszeni, wybierz centralną lokalizację, aby zmniejszyć koszty podróży odległych krewnych.

To określi skalę jedzenia, dekoracji, zakwaterowania i działań na spotkanie rodzinne. Możesz zdecydować, czy rodziny płacą za swoje noclegi, przynoszą zadaszone danie itp., Ale o ile nie masz innym źródłem dochodu, musisz również ustawić opłatę rejestracyjną za rodzinę, aby pomóc w dekoracji, aktywności i lokalizacji koszty

Po wybraniu lokalizacji i ustawieniu daty nadszedł czas, aby wybrać miejsce spotkania. „Powrót do domu” to duża szansa na zjazdy rodzinne, więc warto rozważyć starą rodzinną zagrodę lub inne historyczne miejsce związane z przeszłością rodziny. W zależności od wielkości zjazdu możesz być w stanie znaleźć członka rodziny, który zgłosi się na ochotnika, aby mieć go w swoim domu. Na większe zjazdy, parki, hotele, restauracje i domy kultury są dobrym miejscem do rozpoczęcia. Jeśli planujesz kilkudniowy zjazd, zastanów się nad miejscem w kurorcie, w którym ludzie mogą łączyć czynności zjazdu z wakacjami rodzinnymi.

Stworzenie tematu zjazdu rodzinnego to świetny sposób na zainteresowanie ludzi i zwiększenie ich szansy na uczestnictwo. Sprawia również więcej radości, jeśli chodzi o wyobraźnię przy jedzeniu, grach, zajęciach, zaproszeniach i prawie każdym innym aspekcie zjazdu. Szczególnie popularne są tematy związane z historią rodziny, a także zjazdy, które obchodzą urodziny lub rocznicę specjalnego członka rodziny, lub dziedzictwo kulturowe rodziny (np. Hawajskie luau).

Karmienie dużej grupy ludzi o różnych gustach jest być może jedną z najtrudniejszych części planowania zjazdu. Ułatw sobie wybranie menu, które odnosi się do Twojego tematu, a może takie, które celebruje dziedzictwo Twojej rodziny. Zorganizuj grupę członków rodziny, aby przygotowali jedzenie na zjazd rodzinny lub, jeśli masz duża grupa i twój budżet pozwala, znaleźć firmę cateringową lub restaurację, która wykona przynajmniej część pracy ty. Smaczne menu zapewnia niezapomniane rodzinne spotkanie.

Nie musisz cały czas zajmować, ale planowane zajęcia i lodołamacze na zjeździe rodzinnym zapewni osobom, które nie znają się dobrze, wygodny sposób na wspólne spędzanie czasu. Obejmuj działania, które będą atrakcyjne dla wszystkich grup wiekowych i dalej rodzinna wiedza na temat wspólnego dziedzictwa. Możesz także przyznać nagrody za specjalne wyróżnienia, takie jak najstarszy członek rodziny lub najdłuższy przejechany dystans.

Masz grupę ludzi, co zamierzasz z nimi zrobić? Nadszedł czas, aby przygotować namioty (w przypadku zjazdu zewnętrznego), krzesła, dekoracje parkingowe, programy, znaki, koszulki, torby z upominkami i inne wymagania dotyczące dnia zjazdu. Czas zapoznać się z listą kontrolną zjazdu rodzinnego!

Chociaż wielu członków rodziny bez wątpienia weźmie ze sobą własne aparaty fotograficzne, pomaga również zaplanować nagranie całego wydarzenia. Niezależnie od tego, czy wyznaczysz konkretnego krewnego na oficjalnego fotografa zjazdowego, czy zatrudnisz profesjonalistę fotografa, aby robić zdjęcia lub nagrywać filmy, należy przygotować listę osób i wydarzeń, którymi chcesz być nagrany. Na spontaniczne „chwile” kup kilkanaście jednorazowych kamer i rozdaj je wolontariuszom. Nie zapomnij odebrać ich pod koniec dnia!

Gdy masz już większość swoich planów, czas zaprosić gości pocztą, e-mailem i / lub telefonicznie. Zrób to z wyprzedzeniem, aby mieć pewność i dać każdemu czas na zapisanie go w swoim kalendarzu. Jeśli pobierasz opłaty za wstęp, wspomnij o tym w zaproszeniu i ustal termin z góry, o który przynajmniej procent biletu wymagana jest cena (chyba że jesteś wystarczająco bogaty, aby samodzielnie pokryć wszystkie koszty i możesz poczekać do faktycznego spotkania) zwrot kosztów). Bilety zakupione z wyprzedzeniem oznaczają również, że ludzie będą mniej skłonni do rezygnacji w ostatniej chwili! Jest to również dobra okazja, aby poprosić ludzi, nawet jeśli nie mogą uczestniczyć w zjeździe, o zapewnienie drzewa genealogiczne, zdjęcia, przedmioty kolekcjonerskie i historie do podzielenia się z innymi członkami rodziny.

Jeśli nie chcesz pobierać opłat za wstęp na spotkanie, musisz zaplanować trochę zbiórki pieniędzy. Nawet jeśli zbierasz wstępy, zbieranie funduszy może zapewnić pieniądze na fantazyjne „dodatki”. Kreatywne sposoby zbierania pieniędzy obejmują organizowanie aukcji lub loterii podczas zjazdu lub robienie i sprzedaż czapek rodzinnych, koszulek, książek lub filmów zjazdowych.

Utwórz program, który określa skład zaplanowanych spotkań, aby zapewnić członkom rodziny, którzy przybywają na spotkanie. Możesz również wysłać tę wiadomość e-mailem lub na swojej stronie internetowej przed zjazdem. Pomoże to przypomnieć ludziom o czynnościach, które mogą wymagać zabrania ze sobą czegoś, na przykład ściany ze zdjęciami lub wykres drzewa genealogicznego.

Wielki dzień jest już prawie blisko i teraz nadszedł czas, aby upewnić się, że wszystko pójdzie gładko. Twórz wpadające w ucho, łatwe do przygotowania znaki, które będą wskazywać przybywającym gościom na rejestrację, parking i ważne miejsca, takie jak łazienki. Kup lub zrób księgę gości, aby zebrać podpisy, adresy i inne ważne informacje, a także służyć jako stały zapis zjazdu. Kup gotowe plakietki lub wydrukuj własne, aby ułatwić mieszanie i łączenie się z nieznanymi członkami rodziny. Wykresy ścienne z drzewa genealogicznego są zawsze wielkim hitem, ponieważ uczestnicy zjazdu zawsze chcą wiedzieć, gdzie pasują do rodziny. Popularne są również oprawione zdjęcia lub drukowane plakaty wspólnych przodków lub wcześniejsze rodzinne spotkania. A jeśli chcesz wiedzieć, co wszyscy myślą o wszystkich planach zjazdu, wydrukuj formularze oceny, aby ludzie mogli je wypełnić, gdy wyjeżdżają.

Wyznacz wolontariusza lub wolontariuszy, aby utworzyli i wysyłali biuletyn po zjeździe z historiami, zdjęciami i wiadomościami ze spotkania. Jeśli zebrałeś informacje o rodzinie, prześlij zaktualizowane wykres genealogiczny także. Jest to świetny sposób, aby wzbudzić emocje związane z następnym spotkaniem, a także włączyć mniej szczęśliwych członków rodziny, którzy nie byli w stanie uczestniczyć.