w proces komunikacji, „odbiorca” to słuchacz, czytelnik lub obserwator - to znaczy osoba (lub grupa osób), do której skierowana jest wiadomość. Odbiornik jest również nazywany „publiczność”lub dekoder.
Osoba inicjująca wiadomość w procesie komunikacji nazywa się „nadawca„Mówiąc wprost,„ skuteczna ”wiadomość to taka, która jest odbierana w sposób zgodny z zamierzeniami nadawcy. Mogą wystąpić problemy na obu końcach, które uniemożliwiają dotarcie zamierzonej wiadomości do odbiornika.
Wiadomość i potencjalne problemy
Na przykład Paige zadaje Billowi ustne pytanie. Wiadomość płynie w powietrzu, „kanałem”, do uszu Billa. On odpowiada. Paige jest nadawcą, pytanie jest wiadomością, a Bill jest odbiorcą i udziela Paige informacji zwrotnej, odpowiadając na pytanie.
Istnieją niezliczone obszary i sposoby, w których problemy mogą pojawić się nawet podczas tej krótkiej wymiany. Jeśli Paige szepcze, Bill może tego nie słyszeć. Może słyszy tylko część i odpowiada na pytanie, które nie zostało zadane, więc Paige jest zdezorientowana. Może słychać szum tła lub pytanie nie jest jasne. Jeśli Bill jest czymś rozproszony i nie zwraca uwagi, może przeoczyć niektóre słowa i odpowiedzieć niewłaściwie - lub może całkowicie pominąć pytanie, aby rozpocząć wymianę jeszcze raz. Gdyby nie patrzył na Paige, kiedy zadaje pytanie, nie trafiłby na żaden język ciała, który mógłby podtekstem zadać pytanie.
Jeśli Paige wyśle do Billa wiadomość e-mail lub wiadomość tekstową, mogą pojawić się problemy, ponieważ Bill nie ma języka ciała ani tonu głosu do interpretacji, co może dodać informacje do wiadomości. Autokorekta mogła wstawić błędy w tekście lub brakujący znak zapytania może sprawić, że pytanie będzie wyglądać jak stwierdzenie.
To wszystko utrudnia skuteczną komunikację. Stopień skuteczności zależy od tego, ile wiadomości rozumie odbiorca.
Dekodowanie wiadomości
W książce „Business Communication” autorzy Carol M. Lehman i Debbie D. DuFrene ułożył to w następujący sposób:
„Zadaniem odbiorcy jest interpretacja wiadomości nadawcy, zarówno werbalnej, jak i niewerbalnej, przy możliwie najmniejszym zniekształceniu. Proces interpretacji wiadomości jest znany jako dekodowanie. Ponieważ słowa i sygnały niewerbalne mają różne znaczenie dla różnych osób, w tym momencie procesu komunikacji mogą wystąpić niezliczone problemy:
„Nadawca niewłaściwie koduje oryginalną wiadomość słowami nieobecnymi w słowniku odbiorcy; dwuznaczne, niespecyficzne pomysły; lub sygnały niewerbalne, które odwracają uwagę odbiorcy lub są sprzeczne z przekazem słownym.
- Odbiorca jest zastraszany pozycją lub autorytetem nadawcy, co powoduje napięcie uniemożliwiające skuteczną koncentrację na wiadomości i brak prośby o niezbędne wyjaśnienia.
- Odbiorca przesądza, że temat jest zbyt nudny lub trudny do zrozumienia i nie próbuje zrozumieć przesłania.
- Odbiorca jest otwarty i nie reaguje na nowe i różne pomysły.
„Przy nieskończonej liczbie awarii możliwych na każdym etapie procesu komunikacji rzeczywiście jest cudem, że kiedykolwiek nastąpi skuteczna komunikacja”.
Nawet otoczenie lub stan emocjonalny odbiorcy mogą wpływać na dekodowanie wiadomości, na przykład rozpraszanie uwagi w pokój, dyskomfort po stronie odbiorcy lub stres lub niepokój, które pozwalają odbiorcy wstawić podtekst, którego nie nadawca zamierzać. Znajomość kontekstów społecznych lub kulturowych może utrudniać odbiorcy odebranie wskazówek lub odpowiednią reakcję. Konteksty relacyjne również mogą pokolorować wiadomość, ponieważ wiadomości od bliskich przyjaciół mogą być odbierane inaczej niż wiadomość od opiekuna pracy.
Znaczenie informacji zwrotnej
Gdy nadawca nie ma pewności, że odbiorca zrozumiał, komunikacja jest kontynuowana, na przykład poprzez działania następcze pytania od którejkolwiek ze stron, dalsza dyskusja lub nadawca podający przykłady, przeformułowanie informacji lub inne sposoby wyjaśnienia, aby uzyskać nadawca i odbiorca na tej samej tak zwanej „długości fali”. W prezentacji nadawca może wyświetlać wykresy lub obrazy, aby wyjaśnić publiczności lub czytelnik.
Im więcej wskazówek i kanałów, które odbiornik ma i jest otwarty na odbiór, jest często lepszy; na przykład może być łatwo błędnie zinterpretować ton lub podtekst w wiadomości e-mail lub wiadomości tekstowej wiadomość byłaby jasna, gdyby odbiorca słyszał głos osoby lub rozmawiał z nią twarzą w twarz Twarz.
W książce „Planowanie, wdrażanie i ocena ukierunkowanych programów komunikacyjnych” autorzy Gary W. Selnow i William D. Crano zauważa, że język ciała i ton to nie tylko komunikacja po stronie nadawcy: „Informacja zwrotna w ustawieniach interpersonalnych zapewnia bieżące informacje o odbiorze wiadomości przez odbiorcę. Oczywiste wskazówki, takie jak bezpośrednie pytania pokaż, jak dobrze odbiorca przetwarza informacje. Ale subtelne wskaźniki mogą również dostarczyć informacji. Na przykład ziewanie odbiorcy, cisza w oczekiwaniu na komentarze lub nuda sugerują, że mogą działać bramki selektywnej ekspozycji ”.
Odbiorca może również mieć ton i podtekst w informacji zwrotnej wysyłanej do nadawcy, na przykład odpowiadając sarkazmem lub gniewem, co może zostać pominięty, jeśli informacja zwrotna jest tylko tekstem, ale prawdopodobnie nie zostanie pominięty, jeśli strony będą się widzieć lub słyszeć lub obie.