Nie możesz znaleźć informacji w Internecie i nie masz czasu ani pieniędzy na wizytę w sądzie. Nie ma problemu! Korzystanie z usług pocztowych w celu żądania dokumentów, akt i innych informacji dotyczących rodziny może zaoszczędzić wiele godzin czasu. Nekrologi z biblioteki, akty urodzenia z akta stanu cywilnego, testamenty z sądu i małżeństwa z kościoła to tylko niektóre z wielu akt dostępnych pocztą.
Jakie są zasady dotyczące zleceń badawczych?
Sztuczka polegająca na uzyskiwaniu informacji drogą pocztową polega na zapoznaniu się z rejestrami i zasadami archiwów i repozytoriów w obszarze, w którym żyli twoi przodkowie. Pytania, które należy zadać przed zażądaniem kopii pocztą, obejmują:
- Czy można przesyłać kserokopie dokumentów pocztą?
- Jakie rekordy są dostępne? Na jakie okresy?
- Czy rekordy zostały zindeksowane?
- Czy indeksy dla konkretnego nazwiska można uzyskać pocztą?
- Jakie są koszty uzyskania kopii?
- Czy istnieje dodatkowa opłata za żądanie kopii za pośrednictwem poczty osobiście?
- jakie formy płatności są akceptowane?
- Czy wnioski można przesłać faksem lub pocztą elektroniczną?
- Czy wymagane jest pełne cytowanie (dokładna nazwa, data itp.), Czy też można przeprowadzić wyszukiwanie?
- Jaki jest średni czas oczekiwania na wnioski genealogiczne?
Indeksy są kluczowe
Aby ułatwić przesyłanie rekordów genealogicznych pocztą, pomaga najpierw uzyskać dostęp do wszelkich opublikowanych indeksów. Indeksy ułatwiają zlokalizowanie twojego nazwiska, sprawdzenie innych potencjalnych krewnych mieszkających w okolicy i zbadanie możliwych odmian pisowni. Pozwalają również w łatwy sposób zażądać określonych dokumentów z podaniem wielkości i numeru strony lub certyfikatu. Wiele obiektów nie ma zasobów do prowadzenia badań genealogicznych, ale większość chętnie je udostępnia kopie dokumentów, gdy są one dostarczane z konkretnymi informacjami źródłowymi uzyskanymi przez indeks.
Zindeksowano wiele aktów własności gruntów, akt stanu cywilnego, akt imigracyjnych i testamentów, które można uzyskać na mikrofilmie za pośrednictwem lokalnego Centrum historii rodziny lub online przez FamilySearch. Możesz także napisać bezpośrednio do placówki (np. Biura czynów) i poprosić o kopie indeksów dla określonego nazwiska lub przedziału czasowego. Jednak nie wszystkie repozytoria będą świadczyć tę usługę.
Korespondować z pewnością
O ile nie planujesz wysłać tylko jednego żądania, przydatne jest skorzystanie z formularza zwanego dziennikiem korespondencji pomagają śledzić wysyłane żądania, otrzymane odpowiedzi i posiadane informacje uzyskane. Skorzystaj z dziennika korespondencji, aby zapisać datę żądania, nazwisko osoby lub archiwa, z którymi korespondujesz, oraz żądane informacje. Po otrzymaniu odpowiedzi zanotuj datę i otrzymane informacje.
Żądając informacji i dokumentów pocztą, proś je krótko i do rzeczy. Staraj się nie prosić o więcej niż jeden lub dwa rekordy na transakcję, chyba że wcześniej sprawdziłeś z osobą zajmującą się twoją prośbą. Niektóre obiekty wymagają, aby każde indywidualne żądanie zostało rozpatrzone w osobnej transakcji, podczas gdy inne chętnie skopiują dla Ciebie dwa tuziny dokumentów. Uwzględnij płatność, jeśli jest wymagana, wraz z listem. Jeśli płatność nie jest wymagana, zawsze miło jest zaoferować darowiznę. Szczególnie doceniają to biblioteki, związki genealogiczne i kościoły. Niektóre repozytoria mogą wysłać rachunek po otrzymaniu pierwszego wniosku, na podstawie faktycznej liczby kserokopii wymaganych przez żądane dokumenty. W większości przypadków konieczne będzie wysłanie płatności przed otrzymaniem kopii.
Wskazówki dotyczące zapewniania odpowiedzi
Aby uzyskać największe szanse na pomyślną odpowiedź na Twoje żądania:
- Twój list powinien być krótki i prosty. Podaj potrzebne informacje i podaj tylko podstawowe informacje, które mogą pomóc komuś znaleźć odpowiedź na Twoje zapytanie.
- Uwzględnij alternatywne pisowni nazw, pseudonimów itp. pod którymi można znaleźć wszelkie zapisy.
- Zawsze dołączaj zaadresowaną, stemplowaną kopertę (SASE)
- Podaj swoje nazwisko i adres na liście, a także SASE
- Dołącz swój adres e-mail i numer telefonu do swojego listu. Dzięki temu osoba zajmująca się twoją prośbą może się z Tobą szybko skontaktować, jeśli będą mieć jakieś pytania.
- Bądź uprzejmy i uprzejmy. „Proszę” i „dziękuję” przechodzi długą drogę.
- Sprawdź swój list pod kątem gramatyki i pisowni, upewniając się, że prośba jest łatwa do zrozumienia oraz że podałeś dokładne nazwiska, daty i miejsca.
- Zachowaj kopię listu, przynajmniej do momentu otrzymania odpowiedzi, i zanotuj go w dzienniku korespondencji.
Wiele badań genealogicznych można z powodzeniem przeprowadzić pocztą, pod warunkiem, że odrabiasz pracę domową, jesteś uprzejmy i rozważny w całej korespondencji oraz dobrze monitorujesz swoje wyniki. Udanych łowów!