Celem listów potwierdzających jest dostarczenie dowodu, że otrzymałeś określone dokumenty lub określony rodzaj wniosku. Listy potwierdzające są często używane w przypadku wszelkich czynności prawnych.
Elementy listu
Podobnie jak w przypadku każdej korespondencji biznesowej lub zawodowej, powinieneś rozpocząć list od kilku konkretnych i oczekiwanych elementów:
- Twoje imię i nazwisko, adres oraz data w prawym górnym rogu
- Nazwisko osoby, do której adresowany jest list, w lewym górnym rogu wiersza poniżej adresu
- Nazwa firmy (jeśli dotyczy)
- Adres firmy lub osoby
- Wiersz tematu, który krótko określa pismo pogrubioną czcionką (np. „Sprawa prawna nr 24”)
- Pierwsze powitanie, takie jak „Drogi Panie Smith”
Kiedy zaczynasz list potwierdzający, zacznij od krótkiego zdania stwierdzającego, że jest to rzeczywiście list potwierdzający. Niektóre wyrażenia, których możesz użyć, to:
- Niniejszym potwierdzam odbiór następujących dokumentów ...
- Potwierdzam otrzymanie ...
- Dopilnujemy, aby osoba odpowiedzialna otrzymała te materiały niezwłocznie po powrocie do biura.
Pozostała część listu powinna zawierać tekst podstawowy, w którym wyjaśnisz w jednym lub dwóch akapitach, co konkretnie uznajesz. Na końcu treści listu możesz w razie potrzeby zaoferować swoją pomoc, na przykład: „Jeśli mogę udzielić dalszej pomocy, nie wahaj się ze mną skontaktować. ”Zakończ list standardowym zamknięciem, na przykład:„ Z poważaniem, Joe Smith, XX Firma."
Przykładowy list
Pomocne może być wyświetlenie przykładowego szablonu listu. Skopiuj poniższy format listu potwierdzającego. Chociaż nie jest to tak drukowane w tym artykule, pamiętaj, że zazwyczaj należy odpowiednio ustawić adres i datę.
Joseph Smith
Firma handlowa Acme
5555 S. Główna ulica
Anywhere, California 90001
25 marca 2018 r
Re:Sprawa prawna nr 24
Drogi ______:
Ponieważ pan Doug Jones jest nieobecny przez następne dwa tygodnie, potwierdzam otrzymanie Pańskiego listu z dnia 20 marca 2018 r. Zostanie o tym poinformowany natychmiast po powrocie.
Jeśli mogę ci pomóc w czasie nieobecności pana Jonesa, zadzwoń.
Z poważaniem,
Joseph Smith
Pod pismem końcowym podpisz „Z poważaniem” tuż nad swoim imieniem.
Inne uwagi
List potwierdzający zawiera dokumentację otrzymania listu, zamówienia lub skargi od drugiej strony. Jeśli sprawa stanie się sporem prawnym lub biznesowym, Twój list potwierdzający pokazuje dowód, że odpowiedziałeś na prośbę drugiej strony.
Jeśli nie znasz stylu listów biznesowych, poświęć trochę czasu na poznanie podstawowego formatu pisania listy biznesowei przejrzyj różne rodzaje listów biznesowych. Pomoże Ci to udoskonalić swoje umiejętności do określonych celów biznesowych, takich jak składanie zapytań, korekta roszczeńi pisanie listy motywacyjne.